転勤が決まったときや、就職して社宅制度を使うとき、「法人契約で部屋を借りてください」と会社から言われることがあります。自分が住む部屋なのに契約するのは会社、と聞いても、個人で借りるのと何が違うのか、何を準備すればよいのか分かりにくいところです。この記事では、賃貸の法人契約と個人契約の違いを、契約の当事者、審査、費用の負担、退去までの流れに分けて説明します。
人事や総務の担当として部屋を手配する人にも、入居する社員にも役立つよう、それぞれが確認したい点を整理しました。
前提：法人契約は「借りる人」と「住む人」が違う
個人契約では、部屋を借りる契約者と、実際に住む入居者が同じ人です。家賃も契約者本人が支払い、契約上の責任もすべて本人が負います。法人契約では、契約者は会社（法人）で、入居者はその会社の社員です。貸主との賃貸借契約は会社が結び、家賃も原則として会社が支払います。入居する社員は、会社の社宅規程に沿って、家賃の一部を給与から差し引かれる形で負担することが多いです。
- 個人契約：契約者＝入居者。家賃も責任も本人
- 法人契約：契約者＝会社、入居者＝社員。家賃は会社が支払う
- 法人契約の社員負担分は、会社の社宅規程で決まる
借り上げ社宅と住宅手当の違い
会社が住まいを支援する方法には、大きく分けて、会社が部屋を借りて社員に貸す「借り上げ社宅」と、社員が自分で借りた部屋の家賃の一部を手当として出す「住宅手当」があります。法人契約になるのは、借り上げ社宅のほうです。住宅手当は給与の一部として扱われるため、所得税や社会保険料の計算の対象になります。
借り上げ社宅では、社員が一定以上の家賃を負担していれば、会社が払う家賃の分は給与として課税されない扱いがあります（国税庁「役員や使用人に社宅などを貸したとき」）。どちらの制度かによって手取りが変わることがあるため、会社の規程を確認しておきましょう。
- 借り上げ社宅：会社が契約者。社員は社宅規程に沿って家賃の一部を負担
- 住宅手当：社員が個人契約で借り、会社が手当を支給。手当は給与として課税される
- 制度の内容や負担額は会社ごとに違う
法人契約の審査と必要書類
法人契約の入居審査では、主に会社の信用が見られます。会社の規模や業歴、決算の状況が判断材料になり、入居する社員の収入はあまり重視されないことが多いです。ただし、設立して間もない会社や小規模な会社では、保証会社の利用や代表者の連帯保証を求められることがあります。
- 会社の登記簿謄本（履歴事項全部証明書）
- 会社の印鑑証明書
- 会社概要や決算書（直近1〜3期分を求められることがある）
- 入居する社員の身分証明書・社員証、または在籍を示す書類
- 保証会社を使う場合は、保証会社の申込書
大手企業では、社宅の手配を専門の代行会社に任せていることもあります。その場合は、代行会社の指定する書類や手順に従います。上場企業などでは、決算書の提出を省略できることもあるため、必要書類は申し込む前に不動産会社に確認しておくと手続きが早く進みます。
初期費用と退去費用は誰が払うか
法人契約では、敷金や礼金、仲介手数料などの初期費用も、原則として契約者である会社が支払います。ただし、会社によっては、上限額を決めていたり、一部を社員負担にしていたりします。火災保険や鍵交換費用など、細かな費用の扱いも規程で決まっていることがあります。退去時の原状回復費用も、契約上は会社と貸主の間で精算されます。ただ、社員の不注意で付けた傷や汚れの費用は、社内で社員に負担を求める規程がある会社もあります。
入居時の傷の記録は、個人契約と同じように残しておきましょう。
- 初期費用：原則は会社負担。上限や社員負担の範囲は規程による
- 毎月の家賃：会社が支払い、社員負担分は給与から差し引かれることが多い
- 退去費用：契約上は会社が精算。社員の過失分は社内で求められることがある
入居する社員が確認しておきたいこと
法人契約は会社が契約者になるぶん、社員から見ると、自分で決められないことも増えます。部屋を選ぶ前に、会社の担当者と次の点を確認しておくと、あとで困りにくくなります。
- 家賃の上限と、上限を超えたときに差額を自分で払えるか
- 社員の負担額（家賃の何割か、定額か）
- 家族と住めるか、ペットを飼えるか
- 駐車場代の扱い（会社負担か、自己負担か）
- 退職や転勤のときに、すぐ退去しなければならないか
- インターネットや家具など、入居後の費用の扱い
特に注意したいのは、退職したときの扱いです。法人契約のまま住み続けることはできないため、退去するか、個人契約に切り替える必要があります。切り替えには改めて審査があるため、長く住むつもりの部屋なら、その可能性も考えておきましょう。
法人契約で部屋を借りるまでの流れ
法人契約は、個人契約より関わる人が多いため、申し込みから入居まで時間がかかる傾向があります。転勤や入社の日が決まっているときは、早めに動き出すのがおすすめです。
- 会社の社宅規程を確認し、家賃の上限や条件を把握する
- 条件に合う部屋を探し、内見する
- 会社名義で申し込み、必要書類を提出する
- 審査のあと、会社と貸主で契約を結び、初期費用を会社が支払う
- 鍵を受け取り、入居する
名古屋で社宅の部屋を探すときのポイント
名古屋への転勤では、勤務先までの通勤手段で、住むエリアの選び方が変わります。地下鉄で通うなら駅からの距離を、車で通うなら駐車場の有無と費用を、先に確認しておくと候補を絞りやすくなります。名古屋は車で通勤する人も多く、駐車場代を会社が負担するかどうかは、社宅規程で確かめておきたい点です。
- 地下鉄で通う：勤務先の最寄り駅と同じ路線の駅を中心に探す
- 車で通う：駐車場付きか、近くの月極駐車場の空きと費用を確認する
- 家族で住む：学区や保育園、スーパーまでの距離も見る
- 短期の転勤：家具付きの部屋や、短期解約の違約金の有無も確認する
転勤の時期が3月や9月に重なると、部屋探しの競争が激しくなります。会社の担当者から家賃の上限や条件を早めに聞いておき、候補を複数用意しておくと、申し込みが遅れても次の部屋に進めます。
よくある質問
法人契約だと審査は通りやすいですか
会社の信用で審査されるため、社員個人の収入に不安がある場合は通りやすくなることがあります。ただし、会社の規模や業歴によっては、保証会社や代表者の保証を求められます。
法人契約から個人契約に切り替えられますか
貸主や管理会社が認めれば、切り替えられることがあります。改めて個人としての審査があり、新しい契約として初期費用がかかる場合もあるため、事前に確認してください。
個人事業主でも法人契約はできますか
法人契約は会社などの法人が契約者になるものなので、個人事業主の場合は個人契約になります。事業用として使うかどうかは、物件の使用目的の決まりにも関わるため、申し込みのときに伝えてください。
まとめ
- 法人契約は、契約者が会社で、住むのは社員
- 借り上げ社宅は法人契約、住宅手当は個人契約で、税金の扱いも違う
- 審査は主に会社の信用で行われ、会社の書類が必要になる
- 初期費用・家賃・退去費用の負担は、会社の社宅規程で決まる
- 退職や転勤のときの扱いを、入居前に確認しておく
※本記事は一般的な情報をまとめたものです。法人契約の条件や必要書類、税金の扱いは、会社の規程や物件、個別の事情によって異なります。最終的な内容は、会社の担当者・不動産会社・税理士などの専門家にご確認ください。